うどんのコシ

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Sanukiがファッションとか食とか雑多に語ります。毎日不定時更新。見てやってください。

【備忘録】分りやすい資料作りのための2本柱

Sanukiです!

最近の仕事は、もっぱら資料作り。

社内プレゼンはもちろん、対外的な商談にも必要になってきます。

 

細かい突っ込みを受けることもしばしば。。。

しかし、そういう時どこが悪かったのか冷静に考えてみると、大枠でポイントを捉えきれていないこともよくあります。

 

そんな時に、何を意識して、どんな資料を、作ればいいのか僕なりに考えて、まとめてみました。

 

単純ですが、意外に忘れがちなことが多いので備忘録です。

 

Sanukiの考える二本柱

①徹底した聞き手目線

これが、ビジネスの基本中の基本ですね。

社内社外関係なく。

 

わけのわからない図の使用とか、小さすぎる文字の適用

細かいところで言えば、ページ数の未付与、意味不明のタイトルなど、

伝わらないもの/伝えにくくする要素を徹底的にそぎ落とす/わかりやすいもの(もしくはすでに理解頂いているもの)へ置換することが重要。 

 

②メッセージング

各ページで伝えたいこと/ストーリー全体でつたえたいこと/目的を、明確にする。

できれば、それを簡潔かつ見やすくページ内に貼り付けておく。(見出しみたいな感じ)

 

とにかく、メッセージや意志がない資料は本当に無意味だし、

作り始めてもわけがわからなくなりがち。 ①の前提として、この②があるのかも。

 

【超参考】ソフトバンク孫さんのお言葉

 

ちなみにソフトバンクの孫さんの伝えている、プレゼンのポイントは以下の通り。

 

社内プレゼン資料のポイントは2つ。シンプルであること。そして、ロジカルであること。この2つです。

社内プレゼンにおいて、最大の失敗は「長い」ということです。

 

確かに、これはその通りだと僕も思います。

プレゼンは冗長であればあるほど、聞き手の興味を削ぎますからね。

 

徹底した聞き手目線、というのはこういった所にも通じてきます。

 

社内プレゼンにおいて、最大の失敗は「長い」ということです。(中略)

社内プレゼンは3分で終えることを前提に、5~9枚のスライド(本編スライド)でロジックを組み立てることを心がけるべきです。

 

ふむふむ、そうですね。

うちの会社でも、ほぼ同じことを言われています。

 

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「(1)課題(どんな課題があるのか?)」→「(2)原因(その課題が生まれる原因は何か?)」→「(3)解決策(その原因を解消する具体策の提案)」→「(4)効果(提案内容を実施した場合の効果予測)」の4つをきちんと示すこと。(後略)

 

 これは、全体の構成の話。

徹底した聞き手目線、に分類して、ここは確実に忘れずに覚えておきたい。

 

さらに、1枚1枚のスライドも、「このスライドで何を伝えたいのか?」を一目で理解できるように、シンプルに加工する必要があります。細かい数字が書き込まれたグラフを貼り付けたスライドや、長々と文章を書き記したスライドなど、決裁者がスライドの意味を理解するのに10秒以上かかるものはアウト。本当に伝えるべき情報を絞り込んで、それがパッと目に飛び込んでくるように加工しなければなりません。

 これも、難しいことではありません。「グラフの見せ方」「キーメッセージの見せ方」「ビジュアルとテキストの配置の仕方」などには、すべて「型」があるからです。

 たとえば、こちらをご覧ください。

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 見た瞬間に「何を言おうとしているのか?」がわからないですね?「前月比2倍と順調に増加傾向である」という言葉も長いし、目に飛び込んできません。グラフも数字がたくさん書き込んであって、どの数字に着目すればいいのかが直感的にわからない。

では、こちらをご覧下さい。

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 パッと見た瞬間に、「書籍の売り上げが前月比2倍」になったことが理解できるのではないでしょうか?ここには、いくつもの「型」があります。「グラフは左、テキストは右」「キーメッセージのフォントは100~200」「キーメッセージは13字以内」「ポジティブ・カラーは青」「棒グラフは半分の高さを意識する」……。それらの「型」を身につければいいのです。(朝日新聞HP:孫正義社長が「一発OK」を連発した社内プレゼン、2つのポイント! (1/3) 〈ダイヤモンド・オンライン〉|dot.ドット 朝日新聞出版)

 ちなみに、この間読んだ新聞記事では、「ネガティブカラー」は赤って言っていた気がします。

 

どちらにせよ、この部分というのは僕も考えていた、正にメッセージングの部分ですね。印象的に伝えるための、細かいテクニックが満載です。よく見て学ばねば。

 

皆さんも、もしよければ、この備忘録を参考に自分なりの資料を作ってみてください!

 

Sanukiでした!